【実話】プロジェクトマネジメントで困ること

システム開発やIT企画なのでよくあるプロジェクトマネジメントで困ること。皆さんも一度はあるのではないでしょうか？

僕もプロジェクトマネジメントを始めた頃は、毎日のようにググりました。困っていることを。でもなかなか答えがないんですよね。なので僕が困ってきたことを事例で紹介していきます。

ケース①：プロジェクトマネジメントで何から始めたらいいかわからなくて困る

プロジェクトを任された！はいいが、何をしたらいいのか具体的にわからないことがよくあります。PMBOKを読んだけどむずかしてくて何をいいたいのかすらわからない！という。そんな時は下記をやってみました。

• 社内のプロジェクト標準を探す
• プロジェクト計画書をとりあえず作る
• 過去のプロジェクト資料を誰かにもらう

です。これらは取り敢えずすぐにできることなので、取り掛かって、２割くらい進んだところで、上司や依頼主に確認して見るといいかと思います。

ケース②：プロジェクト計画書が作れなくて困る

プロジェクト計画書は、プロジェクトを行う上でのベースとなる資料です。これがないと、そのプロジェクトはどに進んでいくのか、いつまでに何ができるのかがわからず、何もできないものとなります。

プロジェクト計画書には基本的には次のことが書かれています。

• プロジェクトの背景・目的
• 課題と解決策
• 解決することによる効果
• ソリューション（解決策の具体内容）
• スケジュール
• 体制図
• コスト

会社には必ずあるはずなので、それをもらって作成するか、自身で フォーマットを作って書いていくでもいいと思います。

ケース③：予定通りにプロジェクトが進まなくて困る

フェーズにもよりますが、これもよくあります。なぜか計画通りに進まない。理由は、次のことでしょうか。

• 仕様変更が多発する
• 意思決定がコロコロ変わる
• ドキュメントが整備されておらず、想定以上の作業が起きる
• 作業遅延が報告されない
• ステークホルダーからの強烈な邪魔が入る

僕の経験上のトップ５ですね。まぁよくあります。いくらそのフェーズを徹底しても、改善しても、必ずどこかでうまくいかないことが起こります。

なので、僕が出した解決策は、全てを受入れられる余裕をもったプロジェクト計画書を作り、各工程でそれを見直すこと、です。基本的なことなのですが、意外とめんどくさくてやらない人は多いのではないでしょうか？強いていうなら、僕の場合、各工程に、これまでの経験で得た不測の事態が全て起こることを想定したスケジュールにして余白を工程ごとに持っています。そうすることで、リスクヘッジもできますし、若干ですがコスト余白もできるので、精神的に安心します。

【結論】プロジェクトマネジメントで困った時はできることをまずはやる

プロジェクトマネジメントは、計画と実行によって成り立ちます。そのため、計画をミスると、実行フェーズも必ずミスがおきます。

計画をミスしないために工数計算は、仕事量を見積もる上で、非常に大事なことです。指標としても使えるので。ですが、必ずしもそれが正解ではないのでゆとりを持つことがマネジメントにおいて一番大事だと、僕は思っています。

ゆとりある計画は、実行時のミスをカバーできます。計画以上に前倒して作業を進めれば、全員の評価と、モチベーションUPにもなります。

プロジェクトマネジメントは、チームが持っている力以上の力を引き出すための手法であると、僕は考えているので、ぜひ、ゆとりある計画を作ってゆとりあるプロジェクト運営をしましょう！